Perancangan dan kepentingan (siri 5)

 Entri: 25

Teks: Usry Abdullah

Foto: Google image

Dari perbincangan kita dalam entri-entri yang lepas banyak menunjukkan betapa pentingnya proses membuat perancangan, terutamanya perancangan strategi untuk membuka sebuah peniagaan. 

Mengikut sejarah, proses membuat perancangan ini telah bermula sebelum perang dunia ke dua lagi dan ia semakin mendapat perhatian pakar-pakar pengurusan.

Aktiviti membuat perancangan ini bermula pada tahun 1970an, di mana Ansof telah memperkenalkan konsep ‘perancangan strategi’  yang  diadaptasikan dari prinsip ketenteraan untuk dipraktiskan di dalam  dunia perniagaan. Proses membuat perancangan atau ‘strategic planning’ ini kemudiannya terus  menjadi perbincangan dan kajian di kalangan pakar-pakar strategi yang lain seperti Waggle (1972) dan Glueck (1979).  

Dari kajian yang mereka jalankan, mereka mendapati bahawa perniagaan yang dibuka atau diusahakan dengan membuat perancangan yang rapi akan mempunyai peluang  kejayaan yang lebih tinggi berbanding perniagaan yang dibuka tanpa membuat perancangan terlebih dahulu. 

Menurut mereka lagi, perniagaan yang mempraktiskan  aktiviti secara perancangan sistematik sebelum membuat apa-apa keputusan di dalam urusan perniagaan seharian juga akan menunjukkan prestasi yang lebih cemerlang berbanding perniagaan yang membuat keputusan secara tergesa-gesa atau mengikut intuisi pemiliknya.

Ini kerana dengan membuat perancangan, ia akan memberi satu hala tuju yang jelas kepada pengurus itu bagaimana untuk  memastikan perniagaan beliau sentiasa berada di landasan yang betul. 

Menurut Porter (1985) dan Foster(2002), dengan membuat perancangan secara  sistematik terlebih dahulu sebelum bertindak,  anda akan dapat mengawal hasil dari tindakan  yang bakal anda lakukan, manakala sekiranya anda bertindak tanpa membuat  perancangan terlebih dahulu, hasil  dari tindakan  yang anda lakukan itu  pula yang akan menentukan hala tuju anda nanti. 

Dari kata-kata tersebut,  dapat ditegaskan bahawa  proses membuat perancangan merupakan satu tugasan yang  penting kepada anda sebelum membuat  keputusan.  Lebih-lebih lagi kepada anda yang ingin atau sedang  menjalankan perniagaan sendiri. 

Dengan membuat perancangan terlebih dahulu sebelum anda membuka sesebuah perniagaan, ia diibaratkan seperti anda sudah mempunyai sebuah peta yang lengkap ketika hendak pergi mengembara satu-satu tempat atau daerah  asing. Dengan ini anda tidak tersalah memilih jalan. 

Begitu juga dengan proses membuka perniagaan tadi. Dengan adanya perancangan ini, anda sudah tahu ke mana hala tuju perniagaan anda nanti kerana anda sudah mempunyai matlamat yang jelas.

Malangnya, ramai di kalangan usahawan terutamanya usahawan bumiputra tidak mementingkan akan aktiviti membuat perancangan ini setiap kali mereka ingin membuat keputusan, terutamanya keputusan yang berkaitan dengan aktiviti perniagaan. Malah  ada juga segelintir di kalangan mereka yang membuat perancangan sekadar untuk melepaskan batuk di tangga atau dengan niat mengkaburi pihak tertentu sahaja, terutamanya institusi kewangan.  

Mereka membuat perancangan dan kertas kerja sekadar untuk mendapatkan bantuan pinjaman modal dari pihak bank atau institusi kerajaan. Setelah apa yang dihajati itu tercapai, kertas kerja atau pelan perniagaan yang dibuat tadi kemudiannya dikesampingkan. Terbiar di dalam almari atau disusun bersama dokumen lain di dalam laci atau  di atas rak buku. Kesannya, perniagaan yang diusahakan itu berjalan tanpa hala tuju.  (Robinson & Pearce.,2001).

Satu lagi kesilapan yang biasa dilakukan di kalangan  usahawan ialah sikap mereka yang memandang ringan akan aktiviti membuat peracangan. Mereka menganggap proses membuat perancangan ini adalah ringkas, mudah dan hanya melibatkan proses mental semata-mata( Michelson & Michelson.,2010). 

Sekian untuk kali ini. Jumpa lagi pada entri yang akan datang.

Perancangan dan kepentingan (siri 4)

Entri:24

Teks: Usry Abdullah

Foto: Google Image

Dalam entri sebelum ini kita  telah membincangkan tentang kepentingan membuat perancangan yang sistematik dalam apa jua tindakan yang ingin kita lakukan, sama ada ia berkaitan dengan dunia perniagaan atau pun  aktiviti kehidupan kita seharian. 

Walaupun kejayaan atau kegagalan itu memang sudah  ditentukan oleh Allah, namun kita sebagai makhlukNya tetap diberi pilihan. Kita diberi peluang untuk memilih dan bertindak sebagaimana individu yang telah berjaya  bertindak . 

Salah satu ciri yang terdapat di kalangan individu berjaya ialah beliau  membuat perancangan terlebih dahulu sebelum bertindak. Kemudian, setelah  beliau bertindak mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan dalam pelan perancangan yang dibuat, barulah beliau  akan bertawakal dan berdoa ke hadrat semoga diberi kejayaan atas apa yang telah diusahakannya itu. 

Selagi tindakan beliau tidak sampai ke tahap tersebut, beliau menganggap bahawa  adalah sia-sia untuk berdoa dan bertawakal, sedangkan usaha yang dilakukan itu tidak setimpal dengan hasil yang diharapkan. 

Begitu juga apa yang ditekankan  semasa General Sun Tzu  sewaktu belaiu mengetuai pasukan tetera  pada tahun 512 SM dahulu.  Perkara pertama yang beliau tekankan untuk menjamin kemenangan  berpihak kepada pasukan pimpinan beliau ialah aktiviti membuat perancangan. 

Menurut Sun Tzu, " Apabila  sesebuah negara itu  ingin mengistiharkan peperangan dengan sebuah negara lain, perkara pertama yang perlu dilakukan oleh raja yang memerentah negeri tersebut ialah mengarahkan  general yang bakal mengetuai pasukan tentera supaya membuat persediaan  selengkapnya terlebih dahulu sebelum melancarkan perang. 

General tersebut perlu memastikan bahawa tentera di bawah pimpinan beliau sudah cukup terlatih dan mempunyai senjata yang lengkap. 

Manakala pihak kerajaan pula perlu menyediakan perkhidmatan logistik yang cekap dan teratur untuk memudahkan kerja mengangkut bekalan dan tentera ke medan perang nanti. Di samping itu, sumber kewangan untuk menampung perbelanjaan sepanjang peperangan itu berlangsung juga mencukupi. "

Menurut Sun Tzu lagi, tidak ada istilah bernasib baik atau akan berlakunya satu peristiwa  ajaib yang dapat memberi kemenangan kepada pasukan kita sewaktu berada di medan pertempuran. Mana-mana general yang cuai ketika membuat 'perkiraan' dan  persiapan, beliau perlu menerima hakikat bahawa tentera pimpinan beliau akan mengalami kekalahan.

Dari ungkapan Sun Tzu itu, boleh kita katakan bahawa untuk mencapai kemenangan dalam satu-satu peperangan, ia memerlukan  kepada perancangan yang rapi. Demikian juga halnya untuk berjaya dalam  perniagaan yang bakal anda usahakan. 

Ia juga perlu kepada aktiviti perancangan. Dengan membuat perancangan, ia akan memberi anda satu garis panduan bagaimana untuk bertindak dengan betul dan  menyesuaikan  perniagaan anda dengan persekitaran industri yang bakal diceburi (Mazzarol, Clerk dan Reboud,2014).  

Malangnya, dari kajian yang dilakukan oleh Emmis (1998), mendapati majoriti peniaga terutamanya peniaga kecil lebih suka membuat keputusan berdasarkan  'intusi'  berbanding menggunakan prinsip akademik. Kesannya, banyak kesilapan yang  dilakukan sepanjang mereka mengurus perniagaan dan seterusnya membawa kepada kerugian.  

Mengikut Marques et.al(2005), menjalankan sebuah perniagaan boleh juga diibaratkan seperti  anda bercadang untuk pergi melancong atau bercuti.  Ia  memerlukan anda membuat  perancangan terlebih dahulu ke mana destinasi yang ingin dituju dan bagaimana untuk sampai ke destinasi tersebut. Ia bukannya dengan hanya duduk berharap yang sesuatu keajaiban akan berlaku dan secara  tiba-tiba anda dapati diri anda sudah berada di destinasi pelancongan itu. 

Anda perlu membeli tiket bas atau kapal terbang, menempah penginapan dan melakukan perjalanan. Barulah anda akan sampai ke tempat pelancongan tersebut. Demikian halnya jika anda ingin berjaya dalam perniagaan. Anda perlu tahu  bagaimana untuk menyediakan sebuah rancangan perniagaan atau pelan perniagaan yang sistematik. 

Untuk menjadikan rancangan atau pelan perniagaan anda berjaya dan mencapai matlamatnya, terdapat beberapa faktor yang perlu diberi perhatian. Faktor-faktor inilah yang akan menentukan bagaimana bentuk pelan atau rancangan perniagaan anda nanti. 

Perancangan dan kepentingannya (Siri 3)

Entri: 23
Teks: Usry Abdullah
Foto: Google image

Bertemu kembali kita dalam perbincangan berkenaan strategi dan pengurusan perniagaan.

Dalam entri yang lepas kita telah membincangkan tentang kepentingan membuat perancangan. Sebagaimana yang dibincangkan dalam entri sebelum ini, ketika sesebuah negara itu bakal menghadapi peperangan, ia memerlukan raja dan general yang memimpin pasukan tentera itu membuat perancangan terlebih dahulu. 

Ketika membuat perancangan, beberapa indikator perlu diperhatikan oleh general tersebut supaya kemenangan berpihak kepada pasukan beliau.

Begitu juga dalam menguruskan sebuah perniagaan. Ia juga memerlukan anda membuat perancangan yang terlebih dahulu sebelum anda membuat sebarang keputusan. Malangnya masih ramai di kalangan usahawan bumiputra lebih suka membuat keputusan berdasarkan gerak hati berbanding mengikut tindakan saintifik. Tetapi apabila tindakan yang dilakukan itu gagal atau hasil yang diperolehi tidak seperti yang  diharapkan,  mudah pula mereka  menyalahkan  kepada takdir.

Jika kita mengikuti sejarah perjuangan Rasulullah, baginda sendiri  pun tidak pernah meninggalkan aktiviti membuat perancangan ini dalam apa jua tindakan yang baginda lakukanl.

Walaupun baginda sedar bahawa baginda merupakan seorang rasul yang telah diberi jaminan oleh Allah akan memperolehi kejayaan dalam setiap tindakan yang dilakukan, namun baginda tetap juga membuat perancangan.  Baginda  akan bermesyuarat dengan para sahabat terlebih dahulu untuk mendapatkan  maklumat dan bertanyakan pandangan mereka. 

Satu lagi contoh yang  menunjukkan bahawa baginda juga mementingkan aktiviti membuat  perancangan ialah ketika peristiwa baginda diperintahkan oleh Allah untuk berhijrah ke Madinah. 

Jika difikir secara logik, seandainya Rasulullah pergi ke madinah secara 'gitu-gitu' saja tanpa membuat apa-apa persediaan pun, baginda dan Saidina Abu Bakar pasti akan selamat sampai ke Madinah, Tambahan pula  arahan supaya berhijrah ke madinah itu datangnya dari Allah.  

Sudah pasti Allah akan menjamin  kelancaran proses penghijrahan ini. Tak perlulah rasulullah dan Abu Bakar bersusah payah mengatur rancangan.   Namun sebagai manusia biasa, rasulullah tetap juga membuat perancangan untuk memastikan proses penghijrahan itu berjalan lancar.

Baginda telah  berpakat dengan Saidina Ali supaya menggantikan baginda di tempat tidur baginda pada malam penghijrahan nanti dengan tujuan untuk mengelirukan pihak Quraisy. Di samping itu baginda juga telah meminta Abu Bakar supaya berbincang dengan anak perempuannya yang bernama Asmak, supaya menghantar makanan dan minuman  ke gua tempat baginda dan Abu Bakar akan bersembunyi nanti. Akhir sekali, baginda juga telah meminta  bantuan seorang penunjuk jalan yang mahir tentang selok belok perjalanan di padang pasir untuk menjadi pemandu arah supaya membawa baginda dan Abu bakar ke Madinah. 

Untuk mengelirukan pihak musuh, baginda dan rombongan baginda tidak terus ke Madinah sebaliknya mereka menuju ke selatan terlebih dahulu sebelum berpatah balik ke utara dan seterusnya menuju ke Madinah. 

Melalui perancangan tersebut akhirnya dengan izin Allah,  baginda Rasulullah  baginda dan Abu Bakar selamat tiba di kota Madinah.

Begitu juga ketika sesebuah negara itu bakal menghadapi peperangan.  Sun Tzu  juga amat menitik beratkan akan proses membuat perancangan. Menurut beliau, "Peperangan adalah penentu kepada  masa depan sesebuah negara. Ia boleh memberi kejayaan yang besar dan gemilang kepada negara tersebut atau boleh juga medatangkan kehancuran yang teruk kepada mereka. 

Oleh itu sebelum membuat keputusan sama ada ingin menyertai peperangan atau pun tidak, adalah penting bagi seseorang raja itu mengkaji terlebih dahulu apa kelebihan dan kekurangan yang negara baginda miliki. Seterusnya raja tersebut perlu menitahkan supaya general yang bakal memimpin tentera ke medan pertempuran nanti supaya membuat perancangan!".

Dari  peristiwa penghijrahan  Rasulullah dan sejarah peperangan yang berlaku di zaman Sun Tzu, boleh kita katakan bahawa aktiviti membuat perancangan merupakan elemen penting sebelum melaksanakan sesuatu tindakan. 

Dunia perniagaan juga tidak terkecuali. Ia juga memerlukan seseorang usahawan itu membuat perancangan terlebih dahulu sebelum  membuat keputusan menjalankan perniagaan yang diingini. Kejayaan sesebuah perniagaan itu  banyak bergantung kepada  kebijaksanaan usahawan itu dalam membuat perancangan ( Cheng, Abdul Kadir dan Bokhari., 2014). 

Memandangkan proses membuat perancangan ini adalah penting dan bakal mempengaruhi kejayaan atau kegagalan sesebuah entiti perniagaan, pakar-pakar strategi dan pengurusan seperti Ansoff, Hrebniac dan Porter telah memperkenalkan konsep 'perancangan strategi' (strategic management) bagi membantu pengurus syarikat merancang dan mengurus perniagaan mereka. 

Jika Sun Tzu menggariskan lima komponen utama iaitu 'Tao', 'Tien', 'Di', 'Jiang' dan 'Fa' sebagai indikator atau faktor yang perlu diberi perhatian oleh seorang jeneral itu ketika beliau membuat perancangan, Ansoff, Hrebniac dan Porter pula meminta agar pengurus meneliti dua komponen utama sebelum membuat sesuatu pelan atau strategi perniagaan.

 Komponen-komponen tersebut ialah 'persekitaran luaran' dan 'persekitaran dalaman' syarikat. Setelah memperolehi maklumat berkaitan dua persekitaran ini barulah  pengurus tersebut boleh membuat langkah seterusnya iaitu membuka perniagaan yang diingini.

Sekian untuk kali ini. Jumpa lagi di entri yang akan datang

Perancangan dan kepentingannya (siri 2)

Entri: 22
Teks: Usry Abdullah
Foto: Google image

Dalam entri yang lepas, kita telah membincangkan bahawa  kegagalan dalam sesuatu tindakan  yang dilakukan itu bukanlah  disebabkan oleh ketentuan takdir semata-mata atau dengan kata lain ia telah ditentukan oleh Allah sejak azali lagi. 


Walaupun kita disuruh supaya beriman kepada qadak dan qadar, namun apabila dikaji secara mendalam antara sebab mengapa satu-satu kegagalan itu berlaku adalah bukan  disebabkan oleh kehendak takdir semata-mata tetapi kerana kesilapan kita sendiri dalam membuat tindakan. 

Sama ada kita bertindak secara melulu atau pun kita bertindak tanpa membuat perancangan terlebih dahulu. Oleh itu, kita tidak boleh menyalahkan kepada takdir semata-mata di atas kegagalan yang berlaku. Ini adalah kerana Allah telah memberi pilihan dan peluang kepada kita untuk bertindak.Tetapi kita yang tersilap membuat pilihan dan tindakan.

Walaupun kita disaran supaya berserah dan bertwakkal kepada Allah apabila  selesai berusaha dan kemudiannya redha serta menerima  apa saja  ketentuan dari  Allah dengan hati yang tenang, namun  ungkapan ini tidak   bermakna ia menjadi satu tiket atau alasan kepada kita untuk berusaha secara ala kadar dan kemudiannya menyalahkan kepada  takdir di atas kegagalan tersebut.

Setiap dari kita  telah diberi pilihan atau peluang oleh Allah S.W.T.   sama ada untuk menjadi seorang individu yang berjaya ataupun sebaliknya. Jika kita memilih untuk menjadi individu  yang berjaya, maka kita perlulah bertindak sebagaimana seorang yang berjaya itu bertindak. 

Antara  ciri- ciri  individu  berjaya ialah beliau tidak mudah berputus asa dan menyalahkan takdir di atas kegagalan yang diterima. Malah, beliau akan menerima kegagalan tersebut dengan hati yang tenang dan bangkit kembali setelah memperbaiki kesilapan yang telah dilakukan dalam tindakan beliau sebelum ini. 

Di samping mempunyai sifat tidak mudah berputus asa, perkara yang paling diberi keutamaan oleh individu  yang berjaya ialah  beliau akan membuat perancangan terlebih dahulu sebelum membuat sebarang tindakan.

Setelah yakin bahawa peluang untuk berjaya berpihak kepadanya, barulah beliau mula  mengatur langkah. Tindakan yang sistematik begini pasti akan membuahkan hasil. Malah langkah sebegini sering ditekankan oleh  pakar-pakar pengurusan dan strategi seperti Porter, Peteraf dan Hrebniak.  

Menurut mereka, dengan membuat perancangan, anda mampu  mengawal 'keputusan' yang bakal diterima, tetapi sekiranya anda membuat tindakan tanpa melalui proses perancangan,  'keputusan'  atau hasil itu pula yang akan mengawal situasi anda di kemudian hari.

Begitu juga pendapat dari pakar strategi peperangan yang terkenal, general Sun Tzu.  Menurut beliau, " Terdapat lima faktor yang akan menentukan sama ada sesebuah pasukan tentera itu berpeluang untuk memenangi satu-satu pertempuran yang mereka sertai. Faktor-faktor tersebut ialah  'Tao', 'Tien', 'Di', 'Jiang' dan 'Fa'. 

Namun begitu kelima-lima faktor ini tidak dapat berfungsi dan menjamin kemenangan 100% kepada pasukan tentera itu sekiranya panglima yang memimpin pasukan itu tidak tahu tentang satu faktor yang bernama-   'Ji', iaitu- 'perancangan'! 

Apabila seseorang general yang mengetuai sesebuah pasukan tentera itu pandai membuat perancangan, barulah beliau boleh menggunakan kesemua faktor-faktor yang disebutkan tadi ('Tao', 'Tien', 'Di', 'Jiang' dan 'Fa'. ) secara optimum untuk menjamin kemenangan kepada pasukan tentera di bawah pimpinannya." 

Dalam sejarah islam juga, kita telah mempelajarinya bagaimana baginda Rasulullah. Baginda  dan para sahabat turut membuat perancangan sebelum sesuatu tindakan itu diambil. Antara contoh yang menunjukkan betapa pentingnya sesebuah perancangan, mari kita kaji situasi ketika baginda dan kaum muslimin bakal menghadapi peperangan Ahzab yang berlaku pada tahun ke5 selepas hijrah. 

Peperangan ini terjadi rentetan dari kaum musyrikin Quraisy yang menjadi semakin angkuh dan bersemangat setelah berjaya mengalahkan tentera islam di dalam peperangan Uhud sebelum ini.  

kaum musyrikin kembali bersemangat untuk menghancurkan kaum muslimin di madinah apabila mereka mengetahui panglima perang muslimin iaitu Saidina Hamzah sudah syahid. Dengan ini pasukan tentera muslimin sudah kehilangan seorang panglima yang handal. Jadi mereka merasakan bahawa sudah tiba masanya untuk mereka menghapuskan keseluruhan kaum muslimin yang berada di Madinah.
 
Untuk menjayakan rancangan tersebut, mereka telah membuat pakatan sulit dengan kaum Yahudi yang sememangnya tinggal dan menetap di Madinah. Kali ini mereka akan menyerang baginda Rasulullah dan kaum muslimin dari luar Madinah.

Setelah kata sepakat dimetrai di antara kaum musyrikin dengan Yahudi di Madinah, Dengan angkuh dan sombong gabungan tentera Quraisy dan Yahudi itu telah menuju ke  Madinah. Kekuatan mereka kali ini adalah seramai 10,000 orang lengkap dengan tentera berkuda.

Apabila baginda mendapat perkhabaran akan kemaraan tentera musuh itu, perkara pertama yang baginda Rasulullah lakukan ialah  memangggil para sahabat dan mengadakan mesyuarat.  

Dalam mesyuarat tersebut, baginda telah membuat perbandingan di antara bilangan tentera islam dengan tentera musuh. Memandangkan bilangan tentera musuh adalah tiga kali ganda berbanding bilangan tentera islam, maka sekiranya tentera islam menghadapi mereka di dalam peperangan secara terbuka sebagaimana yang berlaku dalam peperangan Badar dan perang Uhud dahulu,  kemungkinan untuk tentera islam memenangi peperangan tersebut adalah tipis. 

Oleh itu peperangan secara terbuka ini adalah tidak praktikal. Perbincangan diteruskan lagi. Akhirnya timbullah satu idea untuk mengali parit atau khandaq bagi menghalang kemaraan pihak musuh.  Setelah bersetuju dengan cadangan tersebut, lalu baginda S.A.W pun mengarahkan para sahabat dan tentera islam menggali parit di sekeliling kota Madinah seperti  yang dicadangkan.

Apabila pihak musyrikin tiba berhampiran dengan bandar Madinah, mereka terkejut kerana terdapat parit yang menghalang mereka dari memasuki bandar Madinah. Ada juga beberapa orang tentera musyrikin yang cuba menyeberangi parit tersebut namun tidak berjaya kerana dipatahkan oleh pihak muslimin dengan melepaskan panah ke arah tentera yang cuba menyeberang tadi. 

Dengan ini, gabungan pasukan musyrikin dan Yahudi tadi terpaksa berkhemah di tepi parit tersebut dengan tujuan untuk mengepung Madinah. mereka mengepung Madinah dengan harapan bekalan barangan tidak sampai ke Madinah dan penduduk islam di Madinah akan kelaparan dan lemah. Apabila penduduk Madinah sudah lemah, barulah mereka akan membuat serangan menegejut dan menghancurkan keseluruhan kaum muslimin nanti.

Namun, perancangan kaum yahudi dan musyrikin itu tidak dapat mengatasi perancangan Allah. Dengan bantuan Allah, ribut telah melanda dan memusnahkan khemah-khemah  pasukan musyrikin itu pada sebelah malam dan mereka mengalami kemusnahan.

Dari peristiwa peperangan tersebut, dapat kita ambil iktibar bahawa walupun Rasulullah merupakan seorang rasul dan apa jua tindakan baginda telah mendapat jaminan kejayaan dari Allah, namun baginda tetap juga memanggil para sahabat berbincang  bagi mencari jalan bagaimana untuk menghadapinya. Baginda dan para sahabat tetap membuat perancangan terlebih dahulu supaya kejayaan benar-benar berpihak kepada kaum muslimin sebelum berserah kepada Allah.

Sebagaimana ketika menghadapi peperangan, proses untuk membuka perniagaan juga memerlukan anda membuat perancangan dengan teliti untuk menjamin kejayaan berpihak kepada anda.  Ia  bermula dengan aktiviti membuat penilaian, merangka pelan tindakan dan seterusnya melaksana pelan tindakan.
 
Jumpa lagi di entri yang akan datang.